オフィス移転のインターネット回線で失敗しない選び方と注意点

オフィス移転でインターネット回線の手続きを後回しにするリスク

オフィス移転において、インターネット回線の手続きは他のどの移転タスクよりも早く動く必要があります。

内装工事や備品の手配と並行して進めればよいと思いがちですが、インターネット回線の開通には他の準備とは比べものにならないリードタイムがかかるため、後回しにした時点でリスクが生じ始めるのです。

「オフィス移転当日にネットが使えない」という事態は、準備不足や手続きの先送りによって起こります。インターネット回線が使えない状態では業務の多くが止まり、取り返しのつかない損失にもつながりかねません。

具体的にどのようなリスクがあるのか、以下の3つの観点から確認しておきましょう。

開業・業務開始に間に合わない

法人向け光回線は、申込から開通まで一般的に1〜2か月程度かかります。これは工事の手配やインターネット回線設備の確認、ビル管理会社との調整など、複数のプロセスを順番に進める必要があるためです。

さらに、企業の移転が集中する3〜4月の繁忙期は工事業者の予約が取りにくくなり、通常より開通までの期間が延びる場合があります。

つまり、移転日が決まった時点ですぐに動き始めなければ、業務開始日にインターネット回線が間に合わない可能性があるのです。

「移転の準備が整ってからインターネット回線の手続きをしよう」と考えていると、気付いた時には工事の予約が数週間先になっていたというケースも珍しくありません。

オフィス移転日が確定した瞬間を、インターネット回線手続きのスタートラインと捉えましょう。早めに動けば、こうしたリスクは十分に防ぐことが可能です。

社内システムやクラウドサービスが使えない

現代のオフィスにおける業務の多くは、インターネット接続を前提として設計されています。

クラウドストレージへのファイル保存・共有、業務管理ツールでのタスクや進捗の確認、Web会議による社内外のコミュニケーション、VPN経由での社内システムへのアクセスなど、日常業務のあらゆる場面でインターネット接続が必要です。

インターネット回線が開通していなければ、これらすべての機能が使えない状態になります。

オフィス移転初日から通常通りの業務をこなすことはおろか、基本的な社内連絡や資料の確認すら困難になりかねません。

「インターネットが使えない」ということは、単なる不便ではなく、業務そのものが止まるというリスクをはらんでいます。

移転当日から支障なく働ける環境を整えるためにも、インターネット回線の開通は移転日より前に確実に完了させておくことが大切です。

想定外の費用が発生する

インターネット回線の手続きを後回しにすることは、コスト面でも想定外の出費を招く可能性があります。主な3つのケースを見てみましょう。

まず、繁忙期に工事が集中することで、割増料金が発生したり、希望の工事日程で対応してもらえず移転スケジュール全体に影響が出たりするケースです。

次に、現在契約中のインターネット回線を解約する際、契約更新月を外れてしまったために違約金が発生するケースがあります。移転のタイミングと解約タイミングを合わせるには、契約内容を早い段階で確認しておくことが大切です。

そして、新オフィスでの回線開通が移転日に間に合わなかった場合、モバイルWi-Fiルーターのレンタルやスマートフォンのテザリングで代替せざるを得なくなり、一時的な通信コストが発生することになります。

これらはいずれも、計画的に動けば避けられるコストです。

オフィス移転時にインターネット回線手続きを進めるべきタイミング

オフィス移転のプロジェクトの中で、インターネットの回線手続きだけは他のタスクより早く動く必要があります。

内装工事や什器の手配と同時に、あるいはそれよりも先に着手することが、スムーズなオフィス移転を実現するための基本です。

ここでは、オフィス移転3か月前から当日、そして移転後にかけて、それぞれの時期にやるべきことを順を追って解説します。

どのタイミングで何をすべきかを把握しておくことで、抜け漏れなく準備を進めましょう。

オフィス移転に伴うインターネット回線の切り替えで、「何から手をつければいいかわからない」といった悩みを抱えている場合は、ぜひグローランスにご相談ください。
移転先の環境に合わせた最適な回線プランをご提案させていただきます。

オフィス移転3か月前〜2か月前にやること

この時期は、回線手続きにおいて最も重要な「情報収集と申込」を行うフェーズです。

• 現在の回線契約内容の確認

契約中のインターネット回線種別・プラン・契約期間・自動更新の有無・解約条件を確認しましょう。更新月を把握しておくことで、違約金を避けたタイミングで解約の計画を立てられます。

• 移転先ビルで利用可能な回線の確認

移転先ビルの管理会社に対して、利用可能な通信事業者やインターネット回線種別に、設備の状況を問い合わせておきましょう。申込後に移転先ではサービス対応していないことが判明すると、手続きがやり直しになりかねません。

• 新規回線の申込または移転申請

利用するインターネット回線が決まったら、すぐに申込・移転申請を行います。開通まで1〜2か月かかることを踏まえると、早めに申し込むことが大切です。

• ビル管理会社への工事許可申請の開始

インターネットの回線工事を行うためには、移転先ビルの管理会社の許可が必要なことがほとんどです。インターネット回線工事の申請から許可が取れるまでに時間がかかる場合もあるため、この時期に並行して進めておきましょう。

オフィス移転1か月前〜直前にやること

オフィス移転の1か月前の時点は、申込はすでに完了しており、以下の実務的な準備を進める段階です。

• 工事日程の最終確認と管理会社への事前通知

インターネット回線工事の会社から提示された工事日を確認し、ビル管理会社にも工事実施日を事前に通知しておきます。当日の立ち会い対応者も決めておきましょう。

• LANケーブル配線・ルーター・ONUなどの機器設置場所の確定

新オフィスのフロアレイアウトをもとに、インターネット回線終端装置（ONU）やルーターの設置場所、LANケーブルの引き回しルートなどを事前に決めておきましょう。

• 旧オフィス側の回線解約または撤去工事の手配

旧オフィスの回線を解約する場合は、撤去工事が必要なケースもあります。解約申請のタイミングと旧オフィスの退去日を合わせて手配しておきましょう。

• Wi-FiのSSID・パスワード設定などの接続設定の事前準備

新オフィスで使用するWi-Fiのネットワーク名（SSID）やパスワードをあらかじめ決めておき、オフィス移転当日にスムーズに設定・接続できるよう準備を整えます。

オフィス移転当日〜1週間後にやること

オフィス移転直後は、ネットワーク周りのトラブルが最も発見されやすいタイミングです。移転当日から1週間以内に、以下の確認を行いましょう。

• 全端末のインターネット接続確認

PC・スマートフォン・複合機・IP電話など、使用するすべての機器がインターネットに正常に接続できているかを、1台ずつチェックします。

• Wi-FiのID・パスワード再設定と各機器への接続登録

新オフィスのWi-Fiネットワークに全機器を接続し、設定が正しく完了しているかを確認します。追加機器が発生した場合に備えて、接続済みの端末の一覧を管理しておくとよいでしょう。

• VPN・クラウドサービス・社内システムへのアクセス確認

回線がつながっていても、VPNの設定やクラウドサービスの認証情報が正しく引き継がれていない場合があります。移転後すぐに使用するシステムやサービスへのアクセスを、優先的に確認しましょう。

• 速度測定による回線品質の確認と問題発生時の連絡先の把握

通信速度を計測し、業務に支障のない水準を満たしているかを確認します。速度が著しく遅い・接続が不安定といった場合に備えて、回線事業者や工事業者の連絡先を手元に控えておくと安心です。

オフィス移転でインターネット回線を継続するか乗り換えるかの考え方

オフィス移転を機に、現在のインターネット回線を継続すべきか、新しい事業者・プランに乗り換えるべきかは、自社の状況に応じて判断する必要があります。

現在の回線速度・料金・品質に不満がなく、移転先エリアで同じ事業者のサービスが使える場合は、継続を選ぶほうが手続きの手間を抑えられます。

また、契約更新月が移転時期と重なっていれば、違約金なしで解約・再契約できるため、乗り換えを検討しやすいタイミングです。

一方、移転先で現在の事業者がサービスに対応していない場合、新たなインターネット回線を選ばざるを得ません。

また、これまで個人向けプランを使っていた場合、法人専用プランへの切り替えでサポート体制や通信品質が向上することがあります。

乗り換えの際に必ず意識したいのが、業務に支障が出ることを避けるために、旧回線の解約タイミングと新回線の開通日をできるだけ近づけることです。
新回線の開通を確認してから旧回線を解約する順番を守り、空白期間をゼロに近づけましょう。

オフィス移転時のインターネット回線の手続きはグローランスにお任せください

オフィス移転時のインターネット回線手続きは、確認・申込・工事手配・開通後の設定まで、やるべきことが多岐にわたります。移転準備全体を進めながら並行して対応するのは、思いのほか負担が大きいものです。

グローランスでは、インターネット回線プランの選定・申込サポートから工事の手配、開通後のネットワーク設定、OA機器との接続確認まで、オフィス移転に伴う通信環境の整備をワンストップでお手伝いしています。

「何から始めればよいかわからない」「社内にネットワークに詳しい担当者がいない」という場合でも、状況に合わせた最適な方法をご提案しますので、まずはお気軽にご相談ください。